Rechnungen rechtskonform aufbewahren: neun Fragen und Antworten zu den GoBD-Regeln

Schon seit 2015 gelten neue Regeln, die unter anderem die Aufbewahrung von Belegen für die Steuer betreffen, die so genannten “GoBD”. Ich gestehe, ich hatte bis vor kurzem nichts davon gehört. Aber sie betreffen auch Autorinnen und Autoren. Isabel Blank, Geschäftsführerin bei der Haufe Gruppe, beantwortet im folgenden die wichtigsten Fragen dazu.

1. Was hat es mit den GoBD auf sich, worum geht es da überhaupt?

Bei den GoBD handelt es sich um „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie sind zwar schon seit 2015 gültig, bisher gab’s allerdings eine Übergangsfrist. Seit 1. Januar 2017 sind sie nun zwingend für die digitale Buchführung vorgeschrieben. Im Kern geht es darum, dass elektronisch erstellte geschäftliche Belege unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen. Zehn Jahre oder länger.

2. Ich habe als Autor*in nur geringe Einkünfte, muss ich mich dann daran halten?

Betroffen sind alle, die Gewinne erzielen, selbst Rechnungen schreiben und Belege für betriebliche Ausgaben absetzen. Auch wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und Einnahmen und Ausgaben beispielsweise in einer einfachen EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) aufzeichnet. Auch Nebenerwerbstätige erzielen Gewinneinkünfte aus selbstständiger Arbeit, gelten somit als freiberuflicher Unternehmer und unterliegen den GoBD; eine Bagatellgrenze gibt es nicht.

3. Bisher schreibe ich Rechnungen per Word, kann ich das beibehalten?

Sofern die Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation geschrieben werden, und beispielsweise die Word- oder Excel-Vorlage nur als Maske dient und die Rechnung dann ausgedruckt wird, gilt diese als Papierrechnung und es gelten dieselben Aufbewahrungsvorschriften für Papierbelege wie von vor 2015. Bei dieser Handhabung kann also die bisherige Vorgehensweise beibehalten werden.

Wird die Rechnung aber auch digital abgespeichert, gilt diese als elektronischer Beleg. Das kann rechtskonform nicht im normalen Dateimanager, etwa dem Windows Explorer oder ähnlichen „Managern“ erfolgen, sondern muss zwingend in einem separaten Dokumenten-Management-System (DMS) vorgenommen werden. Nur so werden die GoBD (zum Beispiel die garantierte Unveränderbarkeit) erfüllt.

4. Wenn ich Rechnungen als PDF bekomme, kann ich sie dann einfach ausdrucken und wie immer abheften?

Eingehende elektronische Geschäftsbriefe müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (beispielsweise Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Zur Aufbewahrung ist eine GoBD-konforme Speicherung (mit digitaler Auswertbarkeit) erforderlich. Ohne Zusatzanschaffungen ist diese rechtskonform nicht zu leisten! Eine Aufbewahrung ausschließlich im Papierformat ist ebenfalls nicht rechtskonform!

5.  Wie genau muss ich bei der Ablage elektronischer Belege vorgehen? Was wäre der einfachste Weg?

Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müsste sichergestellt sein, dass Änderungen entweder gar nicht möglich wären oder wenigstens – etwa durch eine sogenannte „Versionierung“ – nachvollziehbar bleiben und revisionssicher protokolliert werden. Denkbar wären auch unveränderbare Speichersysteme. Und darüber hinaus müsste der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Belegen und Dokumenten, beispielsweise bei Mitarbeiterwechseln oder Softwareänderungen, lückenlos dokumentiert werden. Eine Sisyphos-Aufgabe, der sich kaum ein Gewerbetreibender oder Freiberufler stellen kann. Von den immensen Kosten mal abgesehen.

Die einfachste Lösung wäre eine GoBD-testierte Software. Wer schon eine Software für seine Buchhaltung oder Einnahmen-Überschussrechnung einsetzt, muss sich beim Hersteller erkundigen, ob dafür ein GoDB-Testat, also eine Art Zulassung vorliegt. Für Kleinunternehmer, Selbstständige und Existenzgründer bietet sich beispielsweise lexoffice an, einfach und selbsterklärend mit zertifizierter Datensicherheit auf Bankenniveau.

6. Bis wann muss ich mein Ablagesystem umstellen?

Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgibt, hat den richtigen Zeitpunkt schon verpasst – er hätte spätestens am 10. Februar 2017 bzw. wer eine Dauerfristverlängerung beantragt und erhalten hat, bis 10. März 2017 auf ein GoBD-testiertes System umstellen und seine Buchungen „festschreiben“ müssen. Wer vierteljährlich seine Umsatzsteuer voranmelden muss, hat noch bis spätestens 10. April 2017 Zeit dafür.

7. Ich bin Kleinunternehmer und zahle keine Umsatzsteuer, muss ich mich trotzdem daran halten?

Betroffen sind alle, die Gewinne erzielen, selbst Rechnungen schreiben und Belege für betriebliche Ausgaben absetzen. Auch wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und Einnahmen und Ausgaben beispielsweise in einer einfachen EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) aufzeichnet. Das alleine sind nahezu 5 Millionen Kleinunternehmer und Freiberufler in Deutschland.

8. Was passiert, wenn ich die GoBD nicht beachte?

Wer sich nicht an die GoBD-Richtlinien hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.

9. Meine Steuern macht der Steuerberater, bin ich dann fein aus der Sache raus?

Verantwortlich für die Einhaltung der GoBD-Vorschriften ist immer der Steuerpflichtige selbst – nicht sein Steuerberater. Beispielsweise müssen sie auch – unabhängig von der Steuererklärung – bei der Rechnungserstellung oder auch bei eingehenden Rechnungen beachtet werden.