Rechnungen rechtskonform aufbewahren: neun Fragen und Antworten zu den neuen GoBD-Regeln

Schon seit 2015 gelten neue Regeln, die unter anderem die Aufbewahrung von Belegen für die Steuer betreffen, die so genannten “GoBD”. Ich gestehe, ich hatte bis vor kurzem nichts davon gehört. Aber sie betreffen auch Autorinnen und Autoren. Isabel Blank, Geschäftsführerin bei der Haufe Gruppe, beantwortet im folgenden die wichtigsten Fragen dazu.

1. Was hat es mit den GoBD auf sich, worum geht es da überhaupt?

Bei den GoBD handelt es sich um „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie sind zwar schon seit 2015 gültig, bisher gab’s allerdings eine Übergangsfrist. Seit 1. Januar 2017 sind sie nun zwingend für die digitale Buchführung vorgeschrieben. Im Kern geht es darum, dass elektronisch erstellte geschäftliche Belege unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen. Zehn Jahre oder länger.

2. Ich habe als Autor nur geringe Einkünfte, muss ich mich dann daran halten?

Betroffen sind alle, die Gewinne erzielen, selbst Rechnungen schreiben und Belege für betriebliche Ausgaben absetzen. Auch wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und Einnahmen und Ausgaben beispielsweise in einer einfachen EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) aufzeichnet. Auch der nebenerwerbstätige Autor erzielt Gewinneinkünfte aus selbstständiger Arbeit. Er gilt somit als freiberuflicher Unternehmer und unterliegt den GoBD; eine Bagatellgrenze gibt es nicht!

3. Bisher schreibe ich Rechnungen per Word, kann ich das beibehalten?

Sofern die Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation geschrieben werden, und beispielsweise die Word- oder Excel-Vorlage nur als Maske dient und die Rechnung dann ausgedruckt wird, gilt diese als Papierrechnung und es gelten dieselben Aufbewahrungsvorschriften für Papierbelege wie von vor 2015. Bei dieser Handhabung kann also die bisherige Vorgehensweise beibehalten werden.

Wird die Rechnung aber auch digital abgespeichert, gilt diese als elektronischer Beleg. Das kann rechtskonform nicht im normalen Dateimanager, etwa dem Windows Explorer oder ähnlichen „Managern“ erfolgen, sondern muss zwingend in einem separaten Dokumenten-Management-System (DMS) vorgenommen werden. Nur so werden die GoBD (zum Beispiel die garantierte Unveränderbarkeit) erfüllt.

4. Wenn ich Rechnungen als PDF bekomme, kann ich sie dann einfach ausdrucken und wie immer abheften?

Eingehende elektronische Geschäftsbriefe müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (beispielsweise Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Zur Aufbewahrung ist eine GoBD-konforme Speicherung (mit digitaler Auswertbarkeit) erforderlich. Ohne Zusatzanschaffungen ist diese rechtskonform nicht zu leisten! Eine Aufbewahrung ausschließlich im Papierformat ist ebenfalls nicht rechtskonform!

5.  Wie genau muss ich bei der Ablage elektronischer Belege vorgehen? Was wäre der einfachste Weg?

Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müsste sichergestellt sein, dass Änderungen entweder gar nicht möglich wären oder wenigstens – etwa durch eine sogenannte „Versionierung“ – nachvollziehbar bleiben und revisionssicher protokolliert werden. Denkbar wären auch unveränderbare Speichersysteme. Und darüber hinaus müsste der Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Belegen und Dokumenten, beispielsweise bei Mitarbeiterwechseln oder Softwareänderungen, lückenlos dokumentiert werden. Eine Sisyphos-Aufgabe, der sich kaum ein Gewerbetreibender oder Freiberufler stellen kann. Von den immensen Kosten mal abgesehen.

Die einfachste Lösung wäre eine GoBD-testierte Software. Wer schon eine Software für seine Buchhaltung oder Einnahmen-Überschussrechnung einsetzt, muss sich beim Hersteller erkundigen, ob dafür ein GoDB-Testat, also eine Art Zulassung vorliegt. Für Kleinunternehmer, Selbstständige und Existenzgründer bietet sich beispielsweise lexoffice an, einfach und selbsterklärend mit zertifizierter Datensicherheit auf Bankenniveau.

6. Bis wann muss ich mein Ablagesystem umstellen?

Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgibt, hat den richtigen Zeitpunkt schon verpasst – er hätte spätestens am 10. Februar 2017 bzw. wer eine Dauerfristverlängerung beantragt und erhalten hat, bis 10. März 2017 auf ein GoBD-testiertes System umstellen und seine Buchungen „festschreiben“ müssen. Wer vierteljährlich seine Umsatzsteuer voranmelden muss, hat noch bis spätestens 10. April 2017 Zeit dafür.

7. Ich bin Kleinunternehmer und zahle keine Umsatzsteuer, muss ich mich trotzdem daran halten?

Betroffen sind alle, die Gewinne erzielen, selbst Rechnungen schreiben und Belege für betriebliche Ausgaben absetzen. Auch wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und Einnahmen und Ausgaben beispielsweise in einer einfachen EÜR (Einnahmen-Überschussrechnung) aufzeichnet. Das alleine sind nahezu 5 Millionen Kleinunternehmer und Freiberufler in Deutschland.

8. Was passiert, wenn ich die GoBD nicht beachte?

Wer sich nicht an die GoBD-Richtlinien hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt nichts mehr anerkennen und die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden.

9. Meine Steuern macht der Steuerberater, bin ich dann fein aus der Sache raus?

Verantwortlich für die Einhaltung der GoBD-Vorschriften ist immer der Steuerpflichtige selbst – nicht sein Steuerberater. Beispielsweise müssen sie auch – unabhängig von der Steuererklärung – bei der Rechnungserstellung oder auch bei eingehenden Rechnungen beachtet werden.

Von Matthias Matting

Matthias Matting, geboren 1966, ist Physiker und Journalist und einer der erfolgreichsten deutschen Self-Publishing-Autoren. Er hat über 50 Bücher im Self-Publishing veröffentlicht und ist Autor des offiziellen Amazon-Bestsellers 2011. Für sein Buch “Reise nach Fukushima” erhielt Matthias Matting den 2011 erstmals ausgeschriebenen Buchpreis “derneuebuchpreis.de” in der Kategorie Sachbuch. Matting war als Programmleiter eBook bei der Münchner Verlagsgruppe tätig. Er arbeitet außerdem als Kolumnist für das Nachrichtenmagazin FOCUS und als Autor für SPACE, Federwelt und Telepolis. Schließlich gibt er auch Online-Kurse sowie Seminare an der Akademie der Bayerischen Presse.

11 Kommentare

  1. Hallo,

    als Kleinunternehmer drucke ich Rechnungen per Word-Datei aus und sende diese meinen Kunden in Papierform. Muss ich jedes Mal eine 2. Rechnung ausdrucken für eine Kontrolle des Finanzamtes oder würde die Word-Datei dann ausreichen?

    MfG

  2. Zur Frage von Karim: Ja, die Angaben betreffen auch Menschen, die “nur” eine EÜR machen. Das gesamte Thema „GoBD“ lief wegen der langen Übergangsfristen an vielen vorbei. Neben Lexware gibt es eine Vielzahl weiterer Anbieter, die “GoBD”-sichere Programme anbieten (Sage, Datev selbst, fibunet und viele, viele andere). Ich selber bilanziere, bin aber außerdem in einigen Vereinen Kassenwart/Rechnungsführer – auch die trifft es (leider)

    Zur Frage von Jay: Ja, leider. Entweder in Software oder in einen Steuerberater, der die Arbeit übernimmt – das lässt er sich aber bezahlen.

    1. Was wäre denn die günstigste Softwarelösung von allen?

      Ich habe nicht die geringste Verwendung für die Software, außer den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden.

      Ich schreibe 24 Rechnungen im Jahr. 12 an Amazon, 12 an Google. Ich gehe fest davon aus, dass meine Emails, früher Briefe, dort gar nicht gelesen werden, erstelle die Rechnungen also nur formal für meine Buchhaltung, falls mal ein Finanzbeamte etwas sehen will.
      Die Dinger hätten sowieso keinerlei Einfluss auf die Auszahlungen dieser Giganten, von daher nervt es mich etwas, dass mir da durch diesen Softwarezwang in den Profit geschnitten wird.

  3. Sind die Angaben auch wirklich richtig, gerade was die EÜRler angeht, also Leute die NICHT buchführungspflichtig sind? Frau Blank als Anbieterin von Lexware hat da natürlich gewissen Interessen, eine zweite, UNABHÄNGIGE Meinung von einem Steuerberater (sie haben doch sicher einen, Herr Matting?) gerade zu Punkt 4/5 wäre schon nett.

    1. Ja, das kann man auch durchaus selbst nachlesen. Ob das Finanzamt allerdings auf der exakten Umsetzung besteht, DAS würde ich einfach mal den Finanzbeamten meines Vertrauens fragen (am besten schriftlich). Die sind da in der Regel sehr nett.

  4. Welche Alternativen gibt es denn zu Lexoffice?

    Ich gehe davon aus, dass die meisten Selfpublisher mit der Rechnungsstellung per Word ganz gut zurechtkommen und all die Lexoffice-Funktionen nicht einmal im Ansatz benötigen.

    Wie machst du das selbst, Matthias?

Schreibe einen Kommentar zu Jason Antworten abbrechen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.